Offre d'emploi - Adjoint (e) exécutif (ve) au Secrétaire général

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Titre du poste : Adjoint (e) exécutif (ve) au Secrétaire général
Contrat : Entrée en poste prévue le 23 juillet 2018

Type: Permanent, temps plein (35 heures/semaine)
Lieu de travail : Montréal (métro Côte-des-Neiges)
Échelle salariale : Selon l’expérience et les critères de l’Organisation

L’Organisation universitaire interaméricaine (OUI) est une association internationale à but non lucratif partenaire de Montréal International qui favorise la collaboration entre les établissements d’enseignement supérieur des Amériques. L’OUI poursuit l’objectif de créer des espaces communs interaméricains pour l'enseignement supérieur, avec une programmation qui allie formations, séminaires, conférences, missions universitaires et, plus largement, l’appui à l’établissement de partenariats institutionnels dans les perspectives Nord-Sud et Sud-Sud. L’OUI agit également en tant que Secrétariat du Congrès des Amériques sur l’éducation internationale (CAEI) qui a lieu à tous les deux ans. À ce jour, l'OUI représente la seule organisation universitaire couvrant l'ensemble du continent américain avec plus de 300 institutions membres.

Poste

Pour compléter son équipe, l’OUI est à la recherche d’une personne proactive afin de définir et combler le poste d’adjoint(e) exécutif(ve) au Secrétaire général. Reconnu pour ses excellentes aptitudes organisationnelles, le/la candidat(e) anticipe les besoins de la haute direction de et apporte lui un soutien administratif. C’est par son habilité de structurer, de communiquer et de faire respecter les échéances, qu’il/elle appuie la direction à définir et mettre en place les stratégies de l’Organisation.

Description de tâches

Sous l’autorité du Secrétaire général exécutif de l’Organisation, le/la candidat(e) sera responsable d’appuyer les activités administratives du Secrétariat de l’OUI, telles que :

  • Apporter un soutien administratif au SGE dans l’ensemble de ses dossiers (gestion de calendrier, coordination de demandes variées de rencontres et d’appels, préparation/ assemblage/classement de divers documents, suivi de projets, etc.);
  • Préparer les diverses réunions des instances de l’OUI (Comité de direction, Conseil d’administration, Assemblée générale, etc.) et maintenir les liens avec les Vice-présidences régionales;
  • Recevoir, traiter et réacheminer au besoin les demandes et les correspondances reçues par courriel ou par courrier de la part des membres ou des intervenants internes et assurer les suivis qui en découlent;
  • Fournir un soutien à diverses activités des équipes de travail (appui logistique, suivi auprès des membres et rappel de dates importantes, etc.);
  • Appuyer la rédaction, traduction et révision de divers documents et textes dans au moins deux langues de l’organisation (français et/ou anglais + espagnol essentiel, portugais un atout);
  • Assurer la coordination des activités reliées au Congrès des Amériques sur l’éducation internationale;
  • Représenter l’Organisation ou le Secrétaire général lors de missions de travail en cas de besoin.
  • Toute autre tâche connexe visant à appuyer le travail de l’Organisation et en lien avec les activités du Secrétariat général.


Exigences

Le (a) candidat (e) idéal (e) possède ce qui suit: 

  • Diplôme d’études universitaires de premier cycle, Diplôme collégial en technique administrative ou équivalent;
  • Connaissance du milieu universitaire (un atout) et de la coordination administrative ;
  • Excellente maîtrise du français et/ou de l’anglais;
  • Excellente maîtrise de l’espagnol; compréhension du portugais un atout;
  • Expérience dans l’appui à la haute direction;
  • Facilité à communiquer et à négocier dans un contexte interculturel, capacité de travailler en équipe et esprit d’initiative;
  • Connaissance des principaux logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.).

 

Entrée en fonction : 23 juillet 2018

 

Envoyer votre lettre d’intention, curriculum vitae ainsi que le nom de deux répondants par courriel à [email protected] avant le 22 juin 2018.


Organisation  universitaire interaméricaine
3744, Jean-Brillant, bureau 592
Montréal (Québec)
H3T 1P1


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